Im Warenwirtschaftssystem max!wws steht als weiteres Inventurverfahren die Permanente Inventur (PI) zur Verfügung. Die Inventurerfassung kann jetzt über das gesamte Geschäftsjahr geplant und durchgeführt werden. Dadurch muss die gesamte Bestandserfassung nicht mehr am Inventurstichtag erfolgen. Dies erspart Schließzeiten des Ladengeschäfts für die Inventur, zum Inventurstichtag wird weniger Personal für die Bestandsaufnahme benötigt, übers Jahr kann der tatsächliche Lagerbestand viel genauer bewertet werden.

 

Voraussetzungen für die Permanente Inventur

Bei Durchführung der Permanenten Inventur ist es zwingend notwendig, dass jeder Artikel einmal im Jahr als Inventurzählung gezählt und im Lagerbuch (im Warenwirtschaftssystem max!wws = Artikelkonto) gebucht wird. Zu jeder Inventurzählung muss der Zähler und der Zeitpunkt der Zählung festgehalten werden. Jede Zählung ist auf einer Zählergebnisliste zu dokumentieren und vom Zähler zu unterschreiben. Der Zähler ist über seine Pflichten bei der Inventuraufnahme durch die Geschäftsleitung über die ordnungsgemäße Durchführung der Inventur zu belehren.

 

Aus dem Lagerbuch muss jede Lagerbewegung jedes Artikels, für den eine Permanente Inventur durchgeführt wird, lückenlos nachvollziehbar sein. Am Inventurstichtag wird dann der am Inventurstichtag aktuelle Lagerbestand in die Inventurdatei (im Warenwirtschaftssysem max!wws = Inventurzähler) gebucht. Auf der Inventurbewertungsliste kann zusätzlich der letzte Zähltermin mit dem Zählergebnis und dem Zähler angedruckt werden.

 

Organisatorischer Ablauf der Permanenten Inventur

Erläuterung der Durchführung der Inventur nach dem Verfahren der Permanenten Inventur am Zeitstrahl für das Geschäftsjahr 01.01. – 31.12.2009:

 

Inventurstichtag sei der 31.12.2009.

 

Aktueller Status: Am 31.12.2008 wurde die Inventur für das Jahr 2008 abgeschlossen, die Inventurwerte wurden an Lager gebucht, die Inventurbewertungsliste ist noch nicht abgeschlossen (die Inventur 2008 also noch nicht archiviert).

 

Löschen der PI 2008: Am 31.12.2008 wird die Permanente Inventurerfassung für das Jahr 2008 gelöscht und archiviert. Ab jetzt darf mit der PI für 2009 begonnen werden.

 

Anfang 2009 - Zählplan erstellen: Der Inventurverantwortliche legt den Zählplan nach Lagerortbereichen für das ganze Jahr fest. Dadurch stellt er sicher, dass jeder Lagerort und damit die dort befindlichen Artikel mindestens einmal in 2009 gezählt werden. In seinem Zählplan hat er auch vorgesehen, dass überschüssige Ware aus den Saisonverkäufen zu Sylvester, Karneval (Fasnet), Ostern, Frühjahr, etc. nach Ende der Verkaufszeit aus dem Verkaufsbereich ins (Sperr-)Lager verräumt wird und dabei gleich inventurmäßig z.B. durch Freies Zählen aufgenommen wird. Der Inventurverantwortliche aktualisiert den Zählplan, wenn Artikelsortimente auf den Hauptlagerorten umgelagert werden, Sortimente geändert werden oder neue Sortimente hinzukommen.

 

Abarbeiten des Zählplans (laufend in 2009): Nach der Vorgabe des Zählplans weist der Inventurverantwortliche den Zählern die Zählbereiche zu und veranlasst die Zählungen. Er belehrt die Zähler über ihre Pflichten bei der Inventurerfassung und prüft die Zählergebnisse. Ggf. veranlasst er Nachzählungen. Er überwacht die ordnungsgemäße Ablage der Zähllisten für die Dokumentation der PI-Zählungen.

 

Abschluss der Inventur 2008: z.B. am 15.05.2009 wird die Inventur 2008 endgültig abgeschlossen. Der Inventurverantwortliche bucht die Inventur 2008 ins Archiv und stellt den Inventurzähler auf das Datum des nächsten Inventurstichtags um [Alte Inventur auslagern]. In unserem Zeitstrahl hier ist das der 31.12.2009.

 

Zusätzliche Zählungen (laufend in 2009): Neben der Abarbeitung des Zählplans können jederzeit zusätzliche Zählungen durchgeführt werden. Auch diese werden durch den Inventurverantwortlichen nach Vorgabe eines Zählbereichs veranlasst.

Jederzeit können auch sogenannte Freie Zählungen durchgeführt werden. Auch hier gelten die Regeln der Dokumentation als Inventurzählung.

 

Zählungen zum Inventurstichtag 52. Kw 2009: Zum Inventurstichtag können für alle noch nicht bei der PI erfassten Artikel die Zähllisten ausgedruckt werden. Die in den Zähllisten enthalten Artikel können nun

• über die Zähllisten erfasst und im Warenwirtschaftssystem max!wws erfasst werden

• über die Programme der MDE-Inventur gezählt werden

• über die MDE-Programme der PI gezählt werden.

 

Inventurstichtag 31.12.2009: Am Inventurstichtag werden die Werte aus der PI über das Programm [Permanente Inventur einbuchen] in den Inventurzähler eingebucht. Dabei werden für alle bei der PI gezählten Artikel die am Inventurstichtag aktuellen Lagerbestände eingebucht, die Zähllisten erfasst und die MDE-Zählungen freigegeben.

Nach Abschluss der Inventurerfassung werden die aktuellen Inventurwerte als aktuelle Lagerwerte im Warenwirtschaftssystem max!wws eingebucht [Inventur auf Lager umbuchen].

Durch Drucken der Inventurliste wird die Inventur bewertet. Das Drucken der Inventurliste kann auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

 

Aufsetzen neue PI für 2010: Wenn die Inventur erfassungsmäßig für 2009 abgeschlossen ist, kann die PI 2009 durch archivieren gelöscht werden und mit der PI 2010 begonnen werden.

 

Programme zur permanenten Inventurzählung

Die Inventurzählung im Rahmen der permanenten Inventur erfolgt für jedes Depot separat. Innerhalb eines Depots kann die Ware an unterschiedlichen Lagerorten liegen. Um hier alle Organisationsformen der Lagerhaltung abzudecken, sieht die Zählorganisation zwei Zählungen vor:

 

• Die Vorzählung Nebenlager zählt zunächst die Artikel, die auf zusätzlichen Vorratslagerorten (Palettenlager, Pufferlager, Aktionslagerorte, etc.) eingelagert sind.

• Die Systematische Zählung zählt die im Warenwirtschaftssystem max!wws angegebenen Lagerorte nach einem systematischen Zählplan, der sicher stellt, dass jeder Artikel mindestens einmal im Jahr gezählt wird. 

• Das Freie Zählen erlaubt das artikelweise Zählen ohne System. Es kann zum Überprüfen und Feststellen von aktuellen Lagerbeständen oder zur Inventuraufnahme von Saisonware verwendet werden.

 

Alle per PI gezählten Artikelmengen werden mit Zeitstempel (Datum und Uhrzeit) in einer separaten Datei gespeichert. Mehrere Zählungen eines Artikels sind möglich. Für die Permanente Inventur wird immer die letzte Zählung als Inventurzählung für die Inventur am Inventurstichtag gewertet. Für alle im Rahmen der PI gezählten Artikel im Lauf eines Geschäftsjahres wird am Inventurstichtag ohne weitere Zählung der am Inventurstichtag aktuelle Lagerbestand in den Inventurzähler gebucht.

 

Jede Inventurzählung wird im Lagerbuch (im Warenwirtschaftssystem max!wws = Artikelkonto) mit Zeitstempel gebucht. Alle Warenbewegungen durch Wareneingang, Abgang durch Lieferschein, Abgang durch Ausbuchen, Abgang durch Serviceschein, manuelle Umbuchen oder Transportscheine zum Warentransfer zwischen verschiedenen Depots werden im Lagerbuch mit Zeitstempel festgehalten. Dadurch können bei Bedarf alle Warenbewegungen eingesehen bzw. dokumentiert werden.